Los desafíos de armar el presupuesto en época de COVID-19

 Todos bien sabemos que estamos atravesando una situación mundial sin precedentes cercanos. Muchas empresas y organizaciones de América Latina se preguntan día a día cómo adarptar su presupuesto a esta nueva realidad que nos llena de incertidumbre. No hay un manual de supervivencia que nos explique cómo, para cada caso particular es diferente. La coyuntura actual de COVID-19 ha venido a poner en evidencia las debilidades y las tensiones económicas y sociales de cada organización.

 En búsqueda de validar esta situación, junto a Plika, recopilamos información en una encuesta a más de 100 profesionales de Finanzas en LATAM. Preguntando ¿Qué tanto se te dificulta hacer proyecciones en el contexto actual?, los resultados fueron los previstos.

Cómo ya hemos mencionado en nuestro artículo Financial Planning & Analysis en épocas de crisis las empresas han bajado su nivel de actividad. Tal es así que para mantenerse a flote deben gestionar minuciosamente sus decisiones y estar alertas ante cualquier cambio o modificación sobre la marcha. Para que esto ocurra es imprescindible estar dispuestos a generar cambios a la hora de operar y, si es necesario, recurrir a diferentes herramientas simplificadoras, precisas e innovadoras. 

 Cuando el COVID-19 estalló, la mayoría de las empresas estaban comenzando a ejecutar su presupuesto 2020. Esto llevó a que la mayoría implementara estrategias emergentes de corto plazo. La prioridad fue formular y ejecutar respuestas inmediatas a la crisis usando instrumentos presupuestarios de emergencia:  presupuestos complementarios, reclasificaciones de partidas presupuestarias, modificaciones al presupuesto vigente, fondos de reserva para contingencias, cancelación de proyectos de inversión y aportes extraordinarios. 

 Gracias al panorama que nos dejó el 2020, la preparación del presupuesto 2021 deberá abordar los siguientes aspectos: 

1. Considerar el impacto de la crisis de la COVID-19 en las economías emergentes y en la posición fiscal de cada país a fin de permitir la reactivación de ciertas industrias
2. Evaluar cómo las empresas pueden afrontar sus gastos prioritarios durante la duración de la crisis y cuál podría ser el impacto de las medidas de recuperación que impulse cada gobierno 
3. Evaluar las necesidades de financiamiento de las empresas y sus costos
4. Aumentar la transparencia hacia sus accionistas mediante una presentación adecuada de la ejecución del presupuesto, incluidas las medidas extrapresupuestarias.

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¿Cuáles son los desafíos para presupuestar en este 2021?

1- Adaptar a todos las personas y circuitos, intervinientes en los procesos presupuestarios, al nuevo contexto que afrontamos

• Deberemos concientizar a todos los participantes de las nuevas reglas presupuestarias. Los presupuestos son más dinámicos que nunca y la aprobación de los mismos no asegura su ejecución.
• Tal vez ya no tengamos procesos top down y bottom up a la vez. En este contexto se necesitan directrices claras haciendo que la primera versión del presupuesto sea más descendente que ascendente. Esto puede llevar a mayor protagonismo del Directorio, y buscar consensos rápidos con el Management.
• Reconsiderar plazos y fechas límites. Muchas empresas aún no tienen aprobado su presupuesto 2021, y esto se da porque en este contexto se hace más difícil llegar al consenso del punto b. Este punto también hará más desafiante la agilidad necesaria para las próximas revisiones durante el ejercicio.
• Trabajo remoto o distanciamiento social. Deberemos alinear a todas las partes para ejecutar el calendario del presupuesto y las tareas asociadas.
• No solo deberán acelerar el proceso de aprender a trabajar en la nube con Office 365, Dropbox o G-Suite, sino también el desafío estará en saber armar un flujo de trabajo tal que potencie esos recursos y se alinee con el calendario presupuestario.
• Inclusión de nuevas herramientas tecnológicas de FP&A (Financial Planning & Analysis), que soporten al proceso presupuestario y que se alineen con circuitos descentralizados, data localizada en diferentes fuentes, y mayor capacidad de análisis de los datos a fin de lograr aprobaciones más ágiles de los resultados del circuito.
• Integración de los resultados con las soluciones de Business Intelligence corporativas que nos permiten reportar a accionistas, casa matriz o a los propios responsables de ejecutar el presupuesto.
• Presentaciones finales por medio de videoconferencias. Será difícil debatir los números desde un zoom o meet, y más difícil será responder a la presunta, qué pasaría si el tipo de cambio fuese…?. Debemos estar preparados para compartir múltiples pantallas y herramientas a la vez, sin que ello signifique un caos o desorden en las presentaciones.

Hasta aquí algunos de los desafíos relacionados con el procesos para armar el presupuesto, pero ¿Qué hay acerca de las definiciones estratégicas y sus desafíos?

2- Los desafíos de hacer las formulaciones estratégicas en escenarios de incertidumbre

• El primer desafío es acomodar la estrategia 2021 considerando todos los desfasajes que tuvimos que afrontar en el 2020, a fin de poder sopesar la falta de ventas o la reducción en las cobranzas.
• Cuando definamos la estrategia del 2021, las empresas van a tener que reconocer el grado excepcional de incertidumbre macroeconómica y el consiguiente efecto en los ingresos, elegir un enfoque prudente y preservar la tendencia a la planificación a mediano plazo.
• Evaluar el impacto de la ejecución pasada, en el año venidero será todo un desafío
• Los objetivos corporativos deben ser muy visibles y sus métricas claras, a fin de entender cómo se alinean con el presupuesto. 
• Para los puntos anteriores, estará el desafío de implementar alguna metodología como ser OKR´s o EOS 
• Tener en cuenta que las ayudas del gobierno y del mercado financiero son inciertas, no se sabe su duración
• Sincerar el efecto del covid-19 en las finanzas. Mucha de la ayuda del gobierno fue necesaria y positiva, pero a muchas empresas les jugó en contra porque desconocen su realidad financiera. 
• Tener la capacidad de poder simular múltiples escenarios, con múltiples condiciones macros, múltiples riesgos, y por lo tanto, múltiples estrategias para mitigar los riesgos de un futuro incierto.
• Acordar revisiones estratégicas más periódicas, y por lo tanto, establecer circuitos para ejecutar estrategias emergentes que nos permitan acomodar el rumbo que pudiera desviarse.
• También tendremos que simular múltiples variantes en lo referente a estrategias de financiamiento y de colocación de fondos sobrante para que no se desvaloricen nuestras reservas.
• El desafío de empatizar, definir, debatir e idear, probar con simulaciones, y presentar los resultados será muy importante y requerirá de herramientas tecnologías y roles muy claros en los participantes.
• Por último pero no menor, aprender a iterar el proceso anterior, a fin que no se enfríen las revisiones posteriores,

3- Los desafíos de hacer todo lo anterior teniendo en cuenta que este 2021 viene flaco en disponibilidad de dinero

• En las etapas de iteración presupuestaria y de negociación, serán claves tener claro los topes presupuestarios a nivel de OPEX y CAPEX
• Será clave conocer el flujo de aprobaciones y de solicitud de excepciones.
• Ya no basta con proyectar resultados, tendremos que presupuestar Cash Flow y Balance Sheet para conocer la evolución de nuestra caja y activos o pasivos.
• Preparar a toda la empresa para un escenario con más limitaciones y mucho más exigente que lo habitual.
• Tener trabajados cuáles son los negocios a los que apuntaremos y cuales los gastos no negociables.
• Contar con herramientas de FP&A que nos permitan potenciar nuestra capacidad analitica tal que podamos medir la eficiencia y eficacia en la asignación de recursos.

4- Sentar las bases para una ejecución presupuestaria ágil, flexible, y sujeta a revisiones constantes

La incertidumbre está presente en todo presupuesto, pero este 2021 será mayor gracias a la volatilidad de los ingresos y las inciertas necesidades de gastos. Por esto, será necesario establecer circuitos presupuestarios ágiles, estar dispuestos a flexibilizar el presupuesto y, de ser necesario, asignar partidas extraordinarias para poder alcanzar los objetivos planteados.

Para este desafío, recomendamos establecer metodologías derivadas de la gestión de proyectos, como ser Lean o Scrum, y aplicarlas a las revisiones presupuestarias. Estos frameworks de trabajo ayudan a evaluar los avances, hacer retrospectivas para saber qué salió mal, y a volver a revisar lo planificado.

A su vez, en cada ceremonia habrá un moderador, un dueño de la reunión, un guardián del tiempo para ser efectivos, y un escriba para pasar la minuta correspondiente a cada participante, y así dejar persistido en un mail los pasos a seguir.

Este desafío también requerirá de las herramientas de FP&A porque necesitaremos dejar persistido en una base de datos las múltiples versiones presupuestarias, y también dejar trazados los cambios a los presupuestos de origen para que las revisiones sean más ágiles.

5- Transmitir bien el mensaje al resto de la empresa y al mercado

• Como management, y ante este escenario, lo que debemos hacer es brindar claridad y transparencia a los accionistas, al mercado y al interior de la empresa por sobre todas las cosas.
• Será clave poder explicar todas las iniciativas estratégicas que estén incluidas en el presupuesto
• Incluir medidas extraordinarias para dar flexibilidad sin dejar de ser transparentes en su uso.
• Reforzar la confianza de los empleados, clientes y proveedores, en el futuro de la empresa y su potencial.
• Dar una mirada a futuro, mediano y largo plazo.
• Conocer los nuevos mercados que buscaremos explotar
• Conocer los potenciales Bonos de los equipos de trabajo en pos de lograr los objetivos buscados
• Dar visibilidad a los accionistas de potenciales dividendos que pudiesen cobrar.

Si te interesó este artículo, te invitamos a que estés atento al próximo, donde estaremos hablando sobre posibles resoluciones ante estos escenarios.

Estamos trabajando a diario para optimizar el tiempo de todos los que se dedican al área de finanzas con el fin de obtener mejores análisis de datos y poder proyectar con más certezas.

Desde BlueDraft y Plika esperamos que te haya servido la información.

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