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Por Julián Bevilacqua

Marketing Manager y Content Creator en Plika

¿Cómo es la metodología Onboarding de Plika?

 

Luego de +500 proyectos de Financial Analytics en +100 empresas de LATAM, diseñamos una metodología de onboarding para garantizar un proyecto de FP&A de rápida implementación, sin perder la personalización necesaria que cada responsable de finanzas tiene diseñada para su negocio.

«Es muy amigable e intuitivo para implementarlo. Utiliza una lógica de funcionamiento que aplican los profesionales de finanzas.» Jorge Pignataro, Lider de Administración, Finanzas y TIC en CREA.

Nuestra metodología aplica para clientes que estén buscando:

  1. Obtener los beneficios y funciones básicas del software en un plazo corto de tiempo
  2. Ser capacitados para tener independencia en el uso del software
  3. Poder iniciar un proyecto FP&A de costo accesible para PYMEs de LATAM

Así, por ejemplo, de acuerdo a la época del año, un cliente elige con qué proceso pasa de usar Excel al 100% a Plika, algunos deciden iniciar por ejecutar su proceso de descentralización del budget anual directamente en Plika, otros poder iniciar con su primer control de desvíos presupuestario automatizado, y otros realizar el primer forecast del año en su nueva herramienta.

Este enfoque al fin y al cabo permitirá una implementación lo mas sencilla posible, teniendo en cuenta a un cliente que no esta familiarizado con Plika para que lo aprenda fácilmente, lo siguiente que sucederá es que ira escalando en la medida que aprenda las funciones típicas aumentando luego la complejidad de la implementación.

Métricas de nuestros Onboardings

  • 2 a 6 semanas de duración: desde la primer reunión hasta estar capacitado y con Plika 100% configurado. Varía según el alcance definido por cada cliente, cantidad de reportes, empresas, datos históricos, integraciones, y más variables.
  • 20 a 40 horas dedicadas del cliente: principalmente dedicadas al primer paso de Entendimiento y Alineación para definir una configuración acorde y renovada del proceso actual, por otro lado dedicadas en gran parte a la capacitación y entrenamiento para sacarle el máximo provecho a las funciones de Plika.
  • 60-80% de reducción en tiempos operativos: buscaremos que cada cliente cumpla con la frase «más tiempo a analizar y menos a confeccionar, reduciendo principalmente los tiempos operativos en la preparación de reportes y consolidación de información.

Reconocimientos conseguidos

Capterra Best Ease of Use
Plika a obtenido la insignia en Capterra de software FP&A más fácil de utilizar durante el año 2022, esto se traduce en nuestra búsqueda de poder crear un software «pensado por y para usuarios de finanzas», destacable por una interfaz amigable que permita una curva de aprendizaje mínima al usuario.
S Advice Best Customer Support
También estamos orgullosos de haber obtenido la insignia de Software Advice al mejor equipo de soporte en softwares FP&A de LATAM, gracias a nuestro ímpetu en no preguntar solo ¿Cómo realizas tus cosas hoy? sino también ¿Cómo te gustaría realizar tus cosas mañana con una nueva tecnología?.

Nuestro equipo de consultores buscará aportar ideas, mejoras y ayudar a romper con la autolimitación que suele darse por usar 100% planillas de cálculo. Crear más reportes financieros, más indicadores, tener un flujo de presupuesto más descentraliazado, realizar el forecasting más seguido, son mejoras básicas a las que uno accede al pasar su proceso manual a Plika.

Paso a paso del Onboarding

Cada cliente es un mundo, por más que igualemos industrias cada empresa tiene sus sistemas, sus estructuras, procesos y datos. A cualquier proveedor le llevaría un buen tiempo conocer todo el modelo de negocios y de estructura empresaria, y por otro lado a cada cliente le llevaría también un buen tiempo conocer todas las bondades de Plika sin aplicar una metodología.

Por eso diseñamos nuestro onboarding en estos 5 pasos.

  1. Paso 1 Entendimiento y Alineación: nuestro equipo de consultores recibirá la información recopilada en la etapa de pre-venta, para luego recopilar la información detallada del negocio. Luego, definirán junto con el cliente cómo llevar el proceso actual a Plika de la mejor forma posible. Aquí se terminarán de definir temas como qué forma de integración al ERP utilizaremos, qué tipos de análisis configuraremos en Plika, cómo realizaremos los procesos colaborativos y mucho más.
  2. Paso 2 Parametrización: se procederá a configurar Plika, que si bien ofrece funciones iguales para los clientes, su configuración es lo suficientemente flexible para adaptarse a cada negocio. En caso de iniciar con Plika Growth con conexión a tu ERP, la configuración partirá de una integración a tus datos ya existentes para luego armar el modelo de gestión interna en Plika.
  3. Paso 3 Carga de datos y validación: nuestro equipo cargará datos históricos del negocio para testear y validar la configuración realizada y empezar a mostrar reportes al cliente dentro de Plika.
  4. Paso 4 Capacitación: la etapa clave para garantizar que cada cliente tenga independencia en el uso de Plika, tanto de nosotros como de un perfil técnico. Una jornada de capacitación intensiva permitirá que cada cliente saque el máximo provecho de Plika. Además, podremos capacitar a usuarios finales para que garantiar la adopción del software en el negocio.
  5. Paso 5 Apoyo constante: ¿Finalizar?, esto no termina aquí, aun queda mucho para desarrollar, por que los negocios cambian todo el tiempo, y a veces podrás preferir recibir ayudas de expertos en Plika para realizar mejoras que no quieras hacer por tu cuenta, recibir acompañamiento en el Budget del próximo año o en los forecast o controles de desvíos mensuales. Una gran gama de actividades de «soporte evolutivo» están a disposición de cada cliente de Plika para contratar cuando sea necesario y recibir el impulso en el momento adecuado.

La regla 80/20

En muchas ocasiones sucede que un cliente que ya tiene un mega modelo en Excel funcionando y quiere migrar Plika, nos pide que Plika funcione exactamente igual que su modelo, lamentablemente esto no es 100% posible, justamente por que Plika es “otro sistema” y hará las cosas de otra manera.

Sin embargo esto no significa que no se pueda cubrir todas las necesidades del cliente en gran parte tal como lo hace en su antiguo sistema, solo que sera un 80% lo que se podrá hacer de forma parecida a como esta acostumbrado hacerlo el cliente, y el 20% restante se tendrá que hacer de otra forma o a través de diferentes pasos y se obtendrá el mismo resultado. Es necesario que el cliente tenga estas expectativas para saber que esperar de este sistema.

Por lo mencionado anteriormente, es necesario priorizar en este tipo de metodología la implementación básica e ir escalando a lo mas complejo.

No solo adquieres un producto, sino el acompañamiento y la experiencia de +500 proyectos en Financial Analytics

El equipo de Plika buscará más allá de trasladar experiencias de mejora a tus procesos de FP&A, poder acompañarte en todo momendo en este proceso de cambio cultural en la forma de trabajar las finanzas.

Sí, aceptamos que no es fácil cambiar la forma de trabajar de un día para otro, y no es fácil sacar a los usuarios finales de una herramienta tan flexible y conocida como Excel. Por ello, nuestro equipo está preparado para acompañarte en el proceso y gestionar esa «fricción al cambio».

Algunas de las actividades más utilizadas por clientes Plika son las siguientes:

  1. Desarrollo de una integración ERP junto a tu equipo de Sistemas
  2. Desarrollo de una integración BI junto a tu equipo de Sistemas
  3. Armado de Plan de Cuentas de Gestión: en casos donde el negocio no quiere proyectar por cuenta contable pero sí necesita luego hacer un match entre ingresos y egresos de su ERP, o en casos donde hay varios planes de cuenta diferentes.
  4. Definición y configuración de Dimensiones analíticas (ej: País, Zona, Tipos de Proyectos, Clientes…)
  5. Definición y configuración de Reportes (ej: P&L Consolidado, P&L Individual, Unit Economics, P&L de Gestión, P&L Contable…)
  6. Definición y configuración de Reportes Personalizados (ej: Ventas por Zona, Gastos por CECO, Rentabilidad por Proyecto…)
  7. Definición y configuración de Roles y Usuarios: a través de un Mapa de Actores pensamos a detalle cómo Plika le aportará valor a cada resposnable del proceso, a fin de minimizar la fricción y garantizar que todos en tu negocio sepan sacarle provecho a nuestro FP&A.
  8. Definición y configuración de Monedas y Variables: a fin de que puedas comenzar a crear escenarios optimistas, pesimistas, esperados por ejemplo, jugando con los valores de monedas y variables económicas o del negocio.
  9. Carga de información Histórica, Presupuestada y Forecasts de años anteriores
  10. Carga de información Histórica, Presupuestada y Forecasts del período actual
  11. Acompañamiento en próximo presupuesto
  12. Acompañamiento en próximo control de desvíos
  13. Acompañamiento en próximo forecast
  14. Capacitaciones a usuarios administradores
  15. Capacitaciones a usuarios estándar

Preguntas frecuentes (clic aquí)

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