Cómo el Single Source of Truth (SSOT) transforma el Financial Planning & Analysis (FP&A)
Por qué tu empresa necesita una fuente única de la verdad para su información financiera
Imaginemos este posible escenario: es lunes por la mañana, y tienes una reunión clave con el CEO y el Board de tu empresa. La pregunta suele ser clara: “¿Estamos alcanzando nuestros objetivos financieros? ¿Cómo venimos en relación al Revenue y a nuestro cuadro de Pérdidas y Ganancias? ¿Qué hay en relación al flujo de caja?”.
Mientras revisas los reportes que tu equipo ayuda a construir, te das cuenta de que los números no cuadran. El departamento de ventas tiene una proyección, el de contabilidad presenta otra, y tu análisis de presupuesto no parece alinearse con ninguno de los dos. El estrés aumenta, y el tiempo corre.
Este escenario es más común de lo que parece. Pero, ¿y si existiera una forma de garantizar que todos los datos financieros de la organización estuvieran centralizados, alineados y siempre actualizados? Aquí es donde entra en juego el concepto de Single Source of Truth (SSOT).
Datos inconexos: un problema que todos hemos enfrentado
Desde hace muchos años trabajamos con empresas que enfrentan este tipo de dilemas.
Hoy en día, los datos son el corazón de cada decisión, especialmente cuando se trata de finanzas. Sin embargo, cuando esta información está distribuida en diversas herramientas, hojas de cálculo y sistemas aislados, se vuelve difícil asegurar su precisión y sincronización. Una “fuente única de verdad” (Single Source of Truth, SSOT, por sus siglas en inglés) resuelve este desafío, centralizando y actualizando los datos en una única plataforma confiable.
Uno de los proyectos en los cuales hemos trabajado, fue con una empresa muy grande de Latinoamérica, compuesta por más de 70 compañías individuales. Ellos también enfrentaban el desafío de gestionar fuentes de datos inconexas. Cada empresa y cada equipo utilizaba su propia herramienta para realizar análisis financieros. El área de Ventas tenía un sistema CRM, pero no todas las empresas tenían al mismo proveedor. Finanzas usaba hojas de cálculo complejas, mientras que contabilidad dependía de su ERP. Al final, todos reunían los datos en un tiempo muy acotado y los presentaban en un PowerPoint al directorio, apoyándose en hojas de cálculo muy difíciles de comprender.
Aunque cada herramienta era útil de forma individual, juntas generaban confusión: los mismos indicadores arrojaban resultados diferentes según quien los presentara.
Recuerdo una presentación en particular donde un analista de FP&A dijo: “Estas son las cifras más actualizadas de nuestro margen bruto”. Inmediatamente, el gerente de contabilidad intervino: “Eso no coincide con nuestros números”, y, acto seguido, el gerente comercial añadió: “Tengan en cuenta que aún tenemos muchas órdenes efectivas que no fueron facturadas, pero para nosotros ya son consideradas ventas”.
Las discusiones que siguieron no sólo consumieron tiempo valioso, sino que también debilitaron la confianza entre los equipos. Los criterios de presentación de cada área eran diferentes, y aunque no estaban equivocados, generaron incertidumbre entre los miembros del directorio.
Fue entonces cuando propusimos implementar un sistema SSOT: una plataforma centralizada para consolidar todos los datos financieros. La transformación fue sorprendente.
En el entorno financiero actual, los datos son el corazón de cada decisión. Sin embargo, cuando esta información está distribuida en diversas herramientas, hojas de cálculo y sistemas aislados, se vuelve difícil garantizar su precisión y sincronización. Una «fuente única de verdad» (Single Source of Truth, SSOT, por sus siglas en inglés) resuelve este desafío, centralizando y actualizando los datos en una única plataforma confiable.
¿Qué es el Single Source of Truth (SSoT)?
El SSOT es un principio que garantiza que toda la organización utilice los mismos datos para la toma de decisiones. En lugar de depender de múltiples fuentes o sistemas desconectados, los datos se consolidan en una única fuente confiable.
En FP&A, esto significa:
- Cifras consistentes: Un solo dato maestro elimina discrepancias entre departamentos.
- Eficiencia: Reducción de tiempo al evitar consolidaciones manuales y correcciones.
- Confianza: Decisiones respaldadas por información clara y precisa.
La implementación del SSOT: una historia de éxito
Cuando comenzamos a implementar el SSOT en este holding, compuesto por más de 70 compañías individuales, nos enfocamos en una serie de pasos clave:
- Centralizar los datos: Integramos los diferentes ERPs (principalmente SAP, pero también Oracle y otras soluciones locales), el CRM (con los mismos desafíos que el ERP, con SAP, HubSpot, Sugar y otros), y los sistemas contables en una plataforma de FP&A común para todos. Ahora, todos podían acceder a los mismos datos, actualizados en tiempo real.
- Establecer reglas claras: Definimos un glosario común de términos financieros. Por ejemplo, “ingresos” significaba lo mismo para ventas, contabilidad y FP&A. Para lograrlo aplicamos soluciones como técnicas de data Literacy e implementamos un Data Catalog de AWS, aunque también se puede realizar en excel sin inconvenientes. Aquí surgieron numerosas anécdotas de discusiones que se daban en cada reunión para unificar los criterios de cada área. “¿Qué es cobranza para vos?”, preguntaba el CFO de la empresa de Real Estate al CFO de la empresa agropecuaria. “Porque para mi es el cobro del alquiler”, mientras que la otra parte daba claras explicaciones de la multiplicidad de métodos de cobranzas que existen en las empresas agropecuarias. Fue difícil y consumió varias reuniones, pero en cada caso se lograron acuerdos claros, donde todos sabían el significado de cada sigla o palabra, o, en su defecto, podían ir a consultarlo al Data Catalog.
- Toma de decisiones ágil: Sin la necesidad de validar cada fuente, el equipo podía confiar en que los datos reflejaban la situación real, lo que permitía tomar decisiones basadas en información precisa y evitando decenas de discusiones innecesarias.
- Automatizar procesos: Configuramos dashboards y reportes automáticos para que el equipo directivo tuviera siempre información confiable al alcance. Con acceso a la fuente de los datos, surgieron preguntas como: ¿Hubo procesos intermedios que modificaron los datos desde su fuente original hasta nuestra solución de FP&A? ¿Cuándo se ejecutaron esos procesos? El equipo podía actualizar la información de manera ad-hoc y monitorear constantemente los datos que se cargaban. Al fin y al cabo, eran los responsables de la actualización de la información, sin necesidad de solicitudes a TI.
- Colaboración sin fricciones: Al estar centralizado y ser visible para todos, el sistema eliminó los cuellos de botella, asegurando que todos trabajaran con la misma versión de los datos.
Los resultados no se hicieron esperar. En seis meses, las reuniones financieras pasaron de ser debates sobre la validez de los datos a discusiones estratégicas sobre cómo alcanzar los objetivos.
¿Cómo puedes implementar el SSOT en tu organización?
Si este problema resuena en tu empresa, aquí te compartimos algunos puntos prácticos para empezar:
Discovery inicial: Identifica las fuentes de datos clave en tu organización y las inconsistencias actuales.
Selecciona una herramienta de FP&A: Busca una plataforma que permita consolidar datos y automatizar tus reportes financieros. No me refiero a una herramienta de BI, que podría ser complementaria, sino a una solución de Financial Planning Analysis diseñada específicamente para equipos de Finanzas y Directorios.
Establece gobernanza de datos: Define a un responsable de garantizar la calidad y consistencia de la información.
Capacita a tu equipo: Asegúrate de que todos entiendan la importancia de trabajar desde una única fuente de verdad.
Resultados a largo plazo
A medida que los equipos de finanzas dependen de una fuente única de verdad, notarán mejoras en la precisión de los informes, reducción de errores y mayor confianza en las decisiones estratégicas. Esto no solo optimiza los procesos actuales, sino que también proporciona una base sólida para adaptarse rápidamente a cambios en el mercado.
Futuro de las finanzas con una SSOT
La adopción de una fuente única de verdad no solo tiene beneficios inmediatos, sino que también posiciona a los equipos de finanzas para el futuro:
Transformación digital: A medida que las empresas avanzan hacia la digitalización, la SSOT se convierte en un pilar esencial. Facilita la adopción de tecnologías emergentes como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, que requieren datos coherentes para funcionar de manera efectiva.
Análisis predictivo: Con datos centralizados y actualizados, los equipos pueden implementar análisis predictivo que permitan anticipar tendencias y preparar estrategias proactivas. Esto no solo mejora la toma de decisiones, sino que también proporciona una ventaja competitiva en un entorno empresarial en constante cambio.
Mayor agilidad: En un mundo donde el cambio es la única constante, una SSOT permite a los equipos financieros adaptarse rápidamente a nuevos desafíos y oportunidades. Esto significa que pueden responder de manera efectiva a crisis económicas, cambios en el mercado y demandas de los clientes, asegurando la sostenibilidad y el crecimiento de la organización.
En conclusión: ¿Por qué es clave contar con una fuente única de verdad en finanzas?
En el mundo financiero actual, lleno de datos y diversas herramientas, los equipos de finanzas enfrentan el reto de consolidar información para tomar decisiones informadas y ágiles. La falta de una fuente confiable complica el análisis, la colaboración y la precisión en los informes, lo cual puede llevar a decisiones basadas en intuición en vez de datos precisos.
Implementar una única fuente de verdad —un sistema centralizado y actualizado— no solo facilita la consistencia e integridad de los datos, sino que también permite responder más rápido a cambios y escenarios imprevistos. Esto implica que cada miembro del equipo, desde el analista hasta la dirección, puede confiar en que las cifras reflejan la realidad, sin riesgo de versiones o errores por falta de sincronización.
Hoy en día, plataformas de planificación financiera y análisis de datos proporcionan esta consolidación y permiten a los equipos trabajar con datos en tiempo real, generar reportes ágiles y asegurar que todos accedan a la misma versión de los datos.
¿Tu empresa ya trabaja con una fuente única de verdad?
Hablemos, agenda una reunión aquí https://getplika.com/contacto/
