#ExcelFails: 4 historias sobre los pies de barro de esta excelente herramienta

¿Sabías que el 90% de las pequeñas y medianas empresas estadounidenses lleva adelante su gestión financiera con planillas de cálculo? Es un altísimo porcentaje, sin dudas. En LATAM nuestra situación según nuestros relevamientos no es muy diferente, y seguramente en tu empresa la gestión de las finanzas sea realizada con este tipo de herramientas también.

Las virtudes de las hojas de cálculo son evidentes y por ello nos resulta pragmático y económico su uso:

• primero y principal, porque hay versiones gratuitas, y las licenciadas implican un precio realmente bajo,
• permiten construir modelos flexibles, que un empleado novato incorpora rápidamente con poca inducción,
• son sistemas intuitivos: si uno no conoce de Excel, aplicando cierta lógica puede implementar funciones complejas de manera casi natural.
• son una alternativa muy rápida para ciertos casos, estamos a pocos clics de abrir una nueva hoja y hacer varios cálculos en cualquier momento

Sin embargo, tenemos malas noticias, las cuales probablemente ya habías escuchado: ¡#ExcelFails! Sí, Excel no es perfecto y, de hecho, desde nuestra experiencia como consultores de finanzas empresariales hemos visto muchos casos de procesos entorpecidos, rendimiento de equipos poco óptimos y, directamente, pérdida de dinero lisa y llana por errores de cálculo en una planilla que hasta ayer era “100% consistente y confiable”.

Entonces, ¿quiere decir esto que no recomendamos el uso de Excel en la gestión financiera de una empresa? ¡No! Lo que queremos compartir es que la utilización de una planilla de cálculo es una buena idea para algunas cuestiones particulares y puntuales. Pero, la organización a escala de negocio de los asuntos financieros traccionada sobre una batería de hojas de cálculo, eso sí que no lo recomendamos.

¿Cómo llegamos a esta conclusión? Más allá de nuestras experiencias, vamos a contarte en este post cuatro historias (algunas muy conocidas, otras no tanto) de errores costosos en pymes y grandes empresas ocasionados por el uso de Excel en la gestión de las finanzas. ¡Acompáñanos a conocerlas!

#ExcelFails Nº1 – JP Morgan

La primer historia es muy famosa y tiene como protagonista a uno de los bancos más icónicos del mundo de las finanzas: la compañía norteamericana JP Morgan.

En mayo de 2012 la financiera tuvo a través de su Oficina Principal de Inversiones una serie de movimientos que incluían swaps de incumplimiento crediticio (CDS) como parte de la estrategia de cobertura del Banco. Sin que la banca lo notase, el trader británico Bruno Iksil incrementó su posición en estos instrumentos de manera extraordinaria, haciéndose acreedor de una verdadera fortuna.

Esta situación fue posible porque la gestión de los activos de Morgan era realizada mediante un proceso manual en Excel: básicamente, copiar, pegar y re calcular. Según la auditoría realizada en 2013, allí estuvo el error: una función sumó cuando debía promediar, y nadie se percató del error. De esta manera, los analistas de la banca consideraban que las apuestas sobre los instrumentos derivados tenían la mitad del riesgo del que realmente tenían.

Para JP Morgan Chase, esta “broma” implicó una pérdida de más $6 mil millones de dólares. El caso saltó a la fama por aquellos días y hasta tiene actualmente una entrada específica en Wikipedia.

#ExcelFails Nº2 – Barclay’s

Otra historia extraordinaria: quiebra Lehman Brothers en 2008 por la crisis de las subprime en los Estados Unidos. La enorme compañía Barclay’s quiere comprarla y hace una oferta en septiembre de ese año.

El cálculo de la oferta está hecho en base a una hoja de cálculo. Los creadores de esa hoja, en la cual se configuraba el listado de activos por los cuales se ofertaba, habían tomado la ¿precaución? de ocultar unas 200 celdas. El inconveniente surge cuando un empleado junior encargado de pasar el archivo a la Corte de Bancarrota mudó el formato de Excel a PDF y lo envió por e-mail. Al cambiarle el formato las celdas aparecieron, pero el junior no se percató.

¿Cómo termina la historia? Esas celdas ocultadas y reaparecidas contenían 179 activos indeseables que poseía Lehman Brothers y que fueron adquiridos por causa de ese error por la Barclay’s, ocasionándole pérdidas por varios millones de dólares.

#ExcelFails Nº3 – Harvard

Una historia del mundo financiero no empresarial. Los profesores de Harvard Carmen Reinhart y Kenneth Rogoff redactaron el documento de investigación “Growth in Time of Debt”, en el cual se argumenta la tesis de que el excesivo gasto público impacta negativamente en el crecimiento económico de los países.

En este trabajo realizado en 2010 se señala que cuando la deuda pública de un país alcanza el 90% del PBI, el crecimiento económico decae fuertemente. Las bases de este estudio, según los autores, estaba cimentada en la observación de las experiencias económicas de una gran cantidad de países entre el 1800 y la actualidad.

Años después, tres economistas de la Universidad de Massachusetts Amherst señalaron un error de cálculo importante en el análisis de los expertos, por el cual se excluyeron las primeras filas del Excel, que estaba ocultas, adulterando la muestra. En esas filas se encontraban referencias importantes que contradecían la tesis, como Australia y Canadá.

El error fue reconocido por los profesores autores del trabajo.

#ExcelFails Nº4 – JJOO de Londres 2012

¿Qué piensas si compras un ticket para ingresar a un evento deportivo de altísimo nivel y luego, cuando vas al Estadio, está sobrevendido? Habla muy mal de la organización, ¿verdad?

Pues esto es lo que sucedió nada más y nada menos que en los Juegos Olímpicos de Londres 2012, en la competición de nado sincronizado. Aquí el motivo del error fue muy simple: quién llevaba adelante la gestión de los tickets vendidos en un Excel tipeó mal, ingresando un 2 en vez de un 1 en una celda. Entonces, el resultado del cálculo señalaba que aún quedaban disponibles 20 mil tickets para la venta, en vez de los 10 mil que realmente había.

Este error llevó incluso a que la organización pidiese a varios espectadores la devolución de esos tickets, en lo que fue verdaderamente un “papelón”.

¡No tiene por qué ser tu caso!

Hemos visto entonces algunas divertidas (para nosotros, no para los protagonistas, claramente) historias sobre famosos errores de gestión por el uso de Excel.

Como dijimos antes, Excel es una herramienta fantástica, no lo discutimos. Nuestro punto es que la planilla de cálculo es un gran soporte para operaciones puntuales que requieren de cierto dinamismo, con un margen de error amplio y, preferentemente, para tareas gestionadas por un equipo reducido.

Si tu equipo financiero supera las dos personas creemos que ya es recomendable que pienses que una solución de software para finanzas específica, que considere todos los aspectos de la profesión.

Algunas de las ventajas de un software específico sobre una planilla de cálculo son:

• Facilidad de integrarse a universos de datos muy grandes.
• Disminución del error de tipeo humano.
• Agilidad en procesos colaborativos, trackeando modificaciones, permitiendo usuarios diferentes, etc.
• Uso multiusuario más seguro y cómodo.
• Gestión de niveles de permisos más confiable.
• Posibilidad de automatizar procesos y tareas repetitivas.
• Entre varios aspectos más, los cuales te recomendamos que conozcas a través de este post de nuestro blog donde analizamos en profundidad las conveniencias de una solución de tipo FP&A sobre la hoja de cálculo.

Como sabemos que el uso de Excel en finanzas está muy arraigado en nuestras organizaciones, y en muchas pequeñas y medianas empresas prácticamente se ha construido un software sobre la integración de múltiples planillas de cálculo, en Plika hemos desarrollado una herramienta que se integra con este programa.

De esta manera, Excel y Plika no compiten sino que cooperan colaborativamente. Al complementarse, cada una en lo que mejor resulta, se potencian mutuamente y empoderan al equipo de finanzas que sabe utilizarlas con criterio. Porque, claro, no hay herramienta que sea autónoma y que soluciona mágicamente nuestras necesidades, sino que todo software es una extensión de la inteligencia humana aplicada.

Notas finales

Según estudios propios, casi el 60% de los CFOs de empresas de LATAM consideran que el principal obstáculo a la hora de realizar los procesos de Planning and Forecasting es la recopilación de datos desde distintas fuentes. Luego, un 33% mencionó en primer lugar la baja calidad de los datos procesados y, completando el podio, el 20% identificó la dependencia en demasía del área de sistemas por parte del equipo financiero.

Este “big three” de dolores del área financiera se sustenta y se potencia por el uso de herramientas no idóneas para la tarea a realizar. En este año, más que nunca, contar con las armas necesarias para poder enfrentar los desafíos a los que el mercado nos enfrenta a diario es imperante.

Si no nos actualizamos, si no damos el paso e invertimos en una herramienta de gestión de finanzas específica que potencie a nuestro equipo y que le haga la vida más fácil, corremos el riesgo no sólo de quedar atrás en la carrera, o de ser menos rentables por tener una mayor costo de la función financiera de nuestra empresa. Sino que corremos el riesgo de cometer un fallo de esos que se pagan muy caro y nos duelen hasta mucho tiempo después de sucedido.

Porque después de todo, como hemos visto, y a pesar de la grandeza de su invención y de su desempeño, también #ExcelFails, ¿estás de acuerdo?