4 barreras para implementar un software de Planificación Financiera

En este post vamos a analizar las cuatro barreras para implementar un software de Planificación Financiera más comunes. El objetivo de esta guía es relevar aspectos que surgen como obstáculos a la hora de adoptar un sistema de software FP&A por las empresas y organizaciones.

Esta es una problemática absolutamente normal. Todas las compañías que han encarado un proceso de transformación digital de un área del negocio lo han sufrido, independientemente del modelo de negocio, actividad a la que se dedica o tamaño corporativo.

¿Quieres ver si lo que nos ha enseñado la experiencia es lo mismo que te sucede a ti en tu trabajo? ¡Acompañanos y déjanos ayudarte en lidiar con las barreras más comunes a la hora de implementar un software de gestión financiera!

El desafío de modernizar la herramienta de gestión financiera

El proceso de transformación digital de una empresa es conflictivo siempre. Si bien algunas tienen más éxito que otras, los obstáculos aparecen y atrasan los tiempos de los proyectos de implementación. Estos retrasos impactan en la estimación del proyecto; por consecuencia, en los costos y, finalmente, en el retorno de inversión esperado del proyecto.

A lo largo de nuestra trayectoria hemos visto una y otra vez las mismas barreras para implementar un software de planificación financiera. Las respuesta ante éstas de las empresas varían, básicamente porque hay muchas variables: la actitud y aptitud del personal, la herramienta a implementar, los procesos existentes, el liderazgo, entre otros.

A continuación vamos a analizar juntos (si quieres acompañarnos con tu lectura) las 4 dificultades más comunes que complican la evolución de la transformación digital del área de finanzas de tu empresa, las cuales, en definitiva, ocurren también en otras áreas de los negocios cuando se propone modernizar la herramienta de gestión.

Pero antes, veamos primero por qué es una buena idea esforzarse en este sentido y qué debería motivarnos a la hora de implementar un nuevo software de gestión de finanzas empresariales.

• Barrera #1: Resistencia al cambio

Aunar conocimientos del negocio con facilidad de adaptación a las nuevas tecnologías es un skill de los más valorados actualmente por las empresas. En este tipo de proyectos es cuando se nota si tenemos un gap en este tipo de habilidades entre lo que se requiere y lo que se posee. Tal aspecto es muy importante de tener en cuenta, entonces, a la hora de la planificación de la implementación de un nuevo software.

En este punto, quiénes estén a cargo del proyecto deberán cuestionarse: ¿qué características tiene mi equipo? ¿cómo es posible que se comporten frente a un nuevo software, nuevos procesos, nuevas prácticas?

Si éstas preguntas no son hechas y respondidas a conciencia, es muy posible que luego durante la implementación y posteriormente a ella aparezcan conflictos a nivel relacional, además de una importante baja en la productividad del equipo de finanzas, lo cual sería absolutamente contraproducente y contrario al espíritu mismo de la implementación.

Frente a esta barrera, una buena recomendación es la toma de medidas preventivas. La empresa debería invertir tiempo y dinero en capacitar al personal en la nueva herramienta, así como comunicar claramente qué se pretende y cuáles son los objetivos, plazos y herramientas de apoyo al personal durante la adaptación (“nadie nace sabiendo”, reza un refrán tradicional).

• Barrera #2: Restricciones al financiamiento

El segundo tema también es trascendental, ya que tiene ver con el recurso presupuestario. Muchas veces las grandes empresas suelen asignar partidas jugosas a procesos de transformación digital del área financiera, ya que poseen los elementos y entienden la relevancia de la necesidad.

En el caso de las pymes, en cambio, es muy común que se carezca de dichos recursos y que los pocos que hay deban ser cuidadosamente asignados, restringiendo la capacidad de maniobra y el margen de error en la gestión del proyecto de implementación del nuevo software.

Ante esta restricción una pyme puede terminar comprando una herramienta de software poco recomendable, que resuelve apenas parcialmente los requerimientos del departamento de finanzas.

En tales circunstancias, nuestra recomendación es confiar en una empresa de tipo consultora que se siente a escuchar todas tus necesidades y que, en base a su experiencia y trayectoria, te aconseje sobre qué camino es el mejor para ti y tu organización en este momento: si un software empaquetado, si algo de código libre y customizable, si es una aplicación que funcione por modelo de suscripción o si es directamente un desarrollo de un software a medida, entre otras opciones.

Otro punto a favor importante de contratar a una empresa consultora es que te pueden acompañar técnicamente durante el proceso de instalación del producto y disminuir de esa manera la lucha contra las barreras para implementar un software de planificación financiera.

• Barrera #3:  Limitaciones técnicas y tecnológicas del equipo

Mas allá de la actitud y los skills del equipo, y de los condicionantes financieros que limitan el éxito del proyecto de implementación de un software, está la cuestión técnica.

En el caso que nos ocupa hoy, la implementación de una solución FP&A conlleva aparejado todo un esfuerzo tecnológico y de gestión que involucra:

• al liderazgo de la empresa (dirección y mandos medios),
• área de calidad o de procesos,
• CFO y equipo de finanzas,
• el personal de las áreas relacionadas a la producción y la operación.

Todos los actores mencionados funcionan como insumos de la implementación, y deben estar alineados en cultura, actitud y, no menos importante, soporte tecnológico, para recibir e integrarse al cambio que se llevará a cabo en el área financiera.

Esta es una manera elegante de decir que no es colaborativo ni productivo que el área de finanzas utilice una solución FP&A, que es integradora de los distintos departamentos de la empresa, y que el personal encargado del depósito, por ejemplo, no haya sido inducido en cómo registrar gastos, o no tenga siquiera credenciales de acceso al software FP&A.

Para esto también es importante mencionar que se vuelve trascendental la guía y el acompañamiento de una empresa consultora con experiencia en instalación de software de planificación financiera. El costo que implica contratar un servicio profesional de estas características se ve usualmente rápidamente devuelto en forma de calidad de la implementación, tiempos optimizados y, por consecuencia, mejor rendimiento de las otras inversiones realizadas en el proyecto (el mismo licenciamiento del software FP&A, costes de inducción al personal en la nueva herramientas, entre otros).

• Barrera #4 Desfocalización o desvío sobre el objetivo inicial del proyecto

Una vieja historia islámica narra la historia de un sultán que tuvo la desgracia de ver morir a su amada esposa. Dice el cuento que, al desaparecer ella, el Sultán, que era rico, mandó hacer el mausoleo más grande de la tierra para honrarla, y que al ver semejante construcción nunca más nadie olvidara el nombre de su amada.

El tiempo fue pasando, la obra fue desarrollándose, cientos de hombres trabajaban en ella. Tan grande era que el Sultán muchas veces tuvo problemas financieros, de recursos, para llevarla adelante. Pero perseveró: continuaba con el sueño de construir el mausoleo más maravillo. Una vez, cuentan, paseaba preocupado entre la obra en construcción, ensimismado en sus pensamientos de hombre de Estado: al chocar con una caja grande que lo obstruía, la mandó sacar enojado, y continuó su reflexivo camino. La caja era el sarcófago de su amada: había olvidado qué estaba haciendo y por qué.

En nuestros proyectos nos desalineamos a menudo. En medio del fragor de la gestión, nos pasa habitualmente que terminamos olvidando qué estábamos haciendo, por qué y para qué.

La implementación de un software de Planificación Financiera tiene un objetivo claro: optimizar la gestión de las finanzas, haciendo más fácil la tarea del equipo especialista y de toda aquella persona miembro de la organización que interactúe con el área de finanzas desde algún punto, por más mínimo que sea. La optimización trae otros beneficios e implicancias: la automatización de tareas, la liberación de tiempo de valor de los profesionales de finanzas, la mejora en la calidad de las presentaciones, etc.

Pero, el objetivo siempre será el transformar los procesos financieros de toda la empresa en pos de lograr un sistema de gestión más veloz y efectivo, lo que se traduce en más rentable.

«El objetivo de una empresa es ganar dinero. Lo demás son medios para alcanzar la meta» La meta, Eliyahu Goldratt

¿Por qué involucrarnos en un proyecto de implementación de un software FP&A?

Adoptar un sistema de gestión de finanzas te permitirá ser más competitivo al reducir costes operativos y mejorar la calidad general del trabajo de la compañía. Recientemente tuvimos la oportunidad de instalar un software en un cliente que luego nos contó que logró reducir en un 65% el tiempo dedicado a tareas que no aportaban valor al negocio.

Esto no es un caso particular único: según la consultora Gartner el 50% de los CFOs encuestados en Estados Unidos admitieron que luego de instalar los conceptos de la transformación digital en sus área habían tenido notablemente mejores rendimientos y una superior performance del negocio.

Si tuviéramos que destacar una ventaja de un software FP&A sobre un herramienta alternativa (un ERP o nuestras queridas planillas de cálculo) es la posibilidad que nos brinda de automatizar procesos, eliminando o reduciendo el tiempo de trabajo humano de poco valor para liberar al profesional de finanzas y que pueda aportar creatividad e inteligencia en la búsqueda de nuevos negocios y oportunidades.

Ahora, es justamente desde el personal, en quién deberíamos basarnos para tomar la decisión de embaucarnos en una transformación de este tipo, desde dónde suelen surgir los mayores inconvenientes a la hora de implementar un nuevo software.

El talento del equipo y la velocidad de adaptación a los cambios será la variable determinante para el éxito del proyecto de implementación, como veremos a continuación con mejor detalle.