El ROI de una solución FP&A

¿Cómo definir el ROI de una solución FP&A? Existen, desde nuestra perspectiva, dos maneras de responder a esta pregunta:

• considerando un ROI que podríamos llamar directo, y que obedece al impacto que genera en el propio equipo de finanzas, al optimizar su productividad,
• ampliando la vista a lo que sería un ROI indirecto, el cual representa el impacto que genera el uso de una solución FP&A en el integral del negocio, brindando beneficios a la operación global de la empresa mediante un uso más eficaz de las finanzas.

En este artículo vamos a enfocarnos principalmente en el primer punto: es decir, en cómo afecta a un equipo de finanzas y a la labor del CFO de una organización la implementación de una solución FP&A.

El objetivo principal: la búsqueda de la eficiencia

Antes de comenzar con algunas cuestiones más al detalle, es una buena idea tal vez hacernos algunas preguntas. Te invitamos a que reflexiones acerca de estas inquietudes con sinceridad intelectual:

• ¿cuánto tiempo inviertes tú y tu equipo en procesos financieros?
• ¿cuánto de este tiempo se destina a tareas repetitivas, dónde quién la lleva adelante no puede aportar real valor?
• ¿cuánto tiempo se destina a tareas de enseñanza sobre las tareas a un miembro nuevo del equipo durante el proceso de onboarding?
• ¿cuánto tiempo se utiliza en modelar manualmente reportes, gráficos, y actividades de cierta complejidad que se pudieran hacer más rápido con una herramienta más idónea?

Si es que te has identificado con estos cuestionamientos, si te has hallado respondiendo afirmativamente o te has encontrado con una respuesta que te preocupó, te invitamos ahora a profundizar esta línea de análisis con el ejercicio de pensar en qué se podría emplear ese tiempo si es que se lograran automatizar al menos algunas de esas tareas o si se puedan optimizar las mismas para que sean realizadas de manera más fluida. Al fin y al cabo, tiempo es dinero, ¿verdad?

«El modelo de negocio más adecuado a la forma de su idea es el que da beneficios más rápidamente y es sostenible a medio y largo plazo». Fernando Trias De Bes, «El libro negro del emprendedor» (2007)

El retorno de implementar una solución FP&A

Al dotar al equipo de un software de finanzas específico y de calidad lo que obtendrás a modo de retorno es, en principio:

• una herramienta que permite enfocar al negocio de manera integral, mejorando los procesos de planificación y estrategia,
• potenciar la interacción entre sí de las áreas del negocio y su conexión al área de finanzas, impulsando el uso de la información en tiempo real,
• la posibilidad de mejorar el rendimiento de “todo” el equipo (“todo” es finanzas + operación) con una mejor analítica en cuanto a resultados y a experiencia de usuario (es más intuitivo y amigable de usar un software de FP&A que una madeja de planillas de cálculo),
• la construcción de toma de decisiones sobre datos e información en tiempo real. Con un software FP&A planificas y ajustas sobre la marcha; compartes la información con quién necesites en tiempo real; obtienes y analizas datos en vivo, sin depender de otro departamento.

Según una estadística propia recabada por Plika sobre más de mil pymes latinoamericanas, una vez implementada una solución de Análisis y Planificación Financiera más del 70% de los encuestados respondieron que habían disminuido su tiempo improductivo de manera sustancial.

Esto que parece algo quizás obvio no lo es tanto: todos tenemos conductas que son producto de los sesgos que formamos en nuestras experiencias. Hablamos de eficiencia, leemos sobre eficiencia, entendemos que debemos lograr los mismos o mejores resultados en menos tiempo pero… ¿por qué nos cuesta tanto comprender cómo lograr la eficiencia en nuestro día a día? ¿no hay aquí también resistencia al cambio en todos nosotros?

Veamos a continuación un poco sobre ello y sobre cómo esto se relaciona al ROI de una solución FP&A instalada en nuestra empresa.

Primero, los datos…

Con este latiguillo popularizado por el economista estadounidense Milton Friedman comenzamos el siguiente apartado, en el que vamos a intentar desmenuzar un poco la respuesta al cuestionamiento acerca del ROI de una solución FP&A implementada en nuestras organizaciones.

Hemos usado estimaciones en algunos puntos, sabrás comprender, pero creemos que no se alejan demasiado de la realidad de muchas de nuestras empresas. Veamos:

• Editar un rango de celdas en excel requiere de 10 veces más tiempo que hacerlo en una solución FP&A. Además, claro, de que es mucho más inseguro: en todo caso si aplicas restricciones de seguridad a las hojas deberíamos agregarle aún más tiempo requerido.
• La customización de un plan o presupuesto en Excel requiere de un know how que no todos comparten. De hecho, es más bien propio de un superusuario: desde el armado de las fórmulas hasta el coloreo correspondiente de las celdas exige un expertise o, en su defecto, de un proceso de aprendizaje. Con una solución FP&A poner en autos a un nuevo integrante del equipo es mucho más natural, ya que se customiza de manera intuitiva o incluso puede configurar un coordinador y otorgar usuarios con permisos de sólo lectura. Todo esto es un gran ahorro de tiempo (recordemos siempre que tiempo = dinero).
• Validar que la planilla de cálculo no haya sido modificada es otra carga de tiempo. De acuerdo al tamaño del informe será el insumo en tiempo a asignar. Con una solución FP&A esto se vuelve una validación de un par de horas.
• ¿Cuánto tiempo te lleva buscar un dato en una planilla? ¿Tienes ese tiempo si estás en una reunión? Un software específico te resuelve esta problemática devolviéndote gran parte tu tiempo (estudios estiman un 60% de ganancia en tiempo en procesos de auditoría de datos).
• ¿Te has peleado con el control de versiones de una planilla? ¿Al momento de compartir el archivo no encuentras la mejor manera de divulgarlo de una manera segura y confiable que no pueda ser editada por alguien a quién no le corresponde? Si bien estas funcionalidades están en los programas de hojas de cálculo, lo que ponemos aquí en cuestión es la poca performance de ejecutar esos procesos sin un software específico, idóneo, pensado para ello, lo que te puede llevar a una situación de 10 veces más tiempo invertido en este tipo de tareas.

Ahora bien, y aunque nos confronte a personas que trabajamos en finanzas y que hablamos siempre en base a métricas, hay cosas que no son medibles. Nos gustó mucho una frase al respecto de John Hayes, director de Marketing de American Express:

“Tendemos a sobrevalorar las cosas que podemos medir y a subestimar las que no podemos.” John Hayes

¿A qué nos referimos con esto? A que tal vez un punto muy importante a considerar en cuanto al retorno de una solución FP&A sean los intangibles. Cierres mensuales sin estrés; un equipo más feliz en la tarea diaria; profesionales utilizando su tiempo en tareas de análisis y proyección y no en procesos manuales y mecánicos, dando al negocio lo mejor de ellos mismos y con una actitud más positiva; menos roces entre el equipo de finanzas, el CFO y las áreas; el potenciar del trabajo colaborativo…

¿Piensas que estamos hablando de un ideal naif? ¡Nosotros creemos fervientemente en ésto porque nos lo ha enseñado la experiencia! Y si no nos crees, tenemos algunos datos para que veas que no nos apartamos de nuestra formación financiera: según un relevamiento en Estados Unidos de la International Data Corporation (IDC), el 71% de los empleados de grandes empresas encuestados respondió que se encontraba “feliz” si sus tareas repetitivas era reemplazadas por una herramienta de automatización.

Esto se corresponde, según el mismo estudio, con un 80% de aumento de la productividad de éstos mismos empleados. Como el slogan minimalista, muchas veces en inversiones menos es más.

Conclusiones

Al implementar una solución de FP&A tu empresa puede ahorrar más de la mitad del tiempo que hoy está destinando a procesos de finanzas como la conformación del presupuesto anual, seguimiento y corrección del mismo, planificación y planeamiento, forecasting, etc.

Plika es un software que te facilitará la gestión diaria impactando positivamente no sólo en el equipo de finanzas, sino también en todos aquellos jefes de área que deben nutrir al área financiera, logrando así mejorar la colaboración y el espíritu de equipo.

Cada vez más, los equipos de finanzas requieren de sus herramientas de trabajo agilidad. Las cosas deben salir rápido y bien; la información debe estar a la mano, en tiempo real, y ser confiable. Si se logra ese resultado con menos tiempo insumido, estamos hablando de eficiencia. Ese es el ROI de una solución FP&A implementada en su organización.

El equipo de finanzas de una empresa no puede ser eficiente si su trabajo está impregnado de tareas manuales que, no sólo implican mal uso del recurso tiempo, sino que también están más expuestas al inevitable error humano.

Por ello una solución de FP&A nos ayuda a tener procesos más limpios, más seguros y más optimizados. Finalizamos este artículo con un quote del inversor más famoso y exitoso de todos los tiempos, quien nos enseña algo muy valioso acerca de cómo evaluar el retorno en cualquier inversión que hagamos en nuestras vidas y negocios, y que vale la pena tener siempre presente:

“El precio es lo que pagas. El valor es lo que recibes.” Warren Buffet