Excel en la gestión financiera de empresas: limitaciones de su uso y recomendaciones

No lo vamos a negar; el uso de Excel en la gestión financiera de empresas fue una gran evolución en su momento. El software de Microsoft cambió la forma en la cual se gestionaban las corporaciones.

Sin embargo, la dinámica de los negocios es vertiginosa, y en la segunda década del siglo XXI esta misma evolución ha llevado a la tecnología a brindarnos mejores herramientas de gestión de finanzas corporativas, diseñadas específicamente para resolver las necesidades de quienes toman decisiones en este área.

La llegada al mercado latinoamericano del segmento de soluciones FP&A facilita a las pymes y start ups de la región acceder a un instrumento superior en el manejo de finanzas corporativas.

¿Por qué decimos esto? En este post de nuestro blog vamos a ofrecer nuestro punto de vista como expertos en FP&A y en gestión económica y financiera de empresas acerca de por qué estamos convencidos de que debes analizar invertir en un software de FP&A para dar un salto de calidad desde la gestión de Excel que estás utilizando.

Uso de Excel en la Gestión Financiera: siempre nos funcionó, ¿por qué cambiar ahora?

Sabemos que lo bueno es enemigo de lo mejor (“Le mieux est l’ennemi du bien”, Voltaire), pero nos resistimos al cambio. Nos pasa a todos, es natural, y por ello nos terminamos aferrándonos a la fórmula de éxito que nos trajo hasta aquí, ¿cierto?

Todas las organizaciones tienen una batería de archivos Excel desperdigados por las áreas de gestión, y eso no es por una cuestión fortuita: se trata sin duda de una excelente herramienta en la que la mayoría de nosotros nos sentimos cómodos para llevar adelante nuestro trabajo. Pero claro, somos apenas una parte de procesos integrales, y la aplicación de estas hojas de cálculo a nivel corporativo más tarde o más temprano, resultan ineficaces.

En este sentido, déjanos señalarte algunas limitantes del uso de Excel en la gestión financiera de empresas. Como verás a continuación, algunas son de carácter puramente técnico y otras tienen más que ver con aspectos funcionales. Veamos:

• Para tener información en tiempo real en el Excel deberás establecer conexión a una base de datos. Esto es poco óptimo e ineficiente (sólo una herramienta de BI común ya es superadora).
• Excel no es una herramienta fácil de customizar: quiénes lo hacen suelen ser súper usuarios. Es decir, analistas del equipo de sistemas o usuarios con gran ductilidad para manipular este tipo de herramientas, pero son muy pocos (y tampoco es lo que se debería pedir, por ejemplo, a un profesional de finanzas).
• A la hora de trabajar en un ambiente colaborativo, Excel puede tornarse tedioso, porque no todos saben qué modificar, cómo modificarlo y cómo no romper lo que otro usuario ya creó antes. Es decir, no está pensado para el trabajo de flujos entre varios usuarios.

En el siguiente enlace, oficial de Microsoft, podrás ver mejor el detalle de las limitantes técnicas de la herramienta: Especificaciones y límites de Excel (microsoft.com)

Entonces, ¿Cómo puedo mejorar la gestión financiera de mi empresa?

Queremos que conozcas el nuevo segmento de soluciones de Cloud Financial Planning & Analysis, mediante nuestra cuenta demo gratuita. Allí podrás previsualizar una herramienta que creemos que potenciará los equipos de trabajo en finanzas de tu organización. La eventual compra de un servicio de Financial Planning & Analysis le permitirá:

• volverse más eficiente y, por ende, ahorrar el valioso tiempo, optimizando la gestión diaria mediante el uso de un software específicamente pensado y diseñado para este tipo de operaciones,
• mejorar la calidad de las presentaciones, ya que se trata de una herramienta que integra soluciones de BI para el armado de informes y gráficas,
• aportar valor al proceso de toma de decisiones ejecutivas, mediante la puesta en la mesa de información confiable presentada de forma amigable para público no especializado,
• modelar proyecciones comerciales de manera más fina, con base en los resultados anteriores. Además, es posible dar seguimiento a métricas y KPIs financieros con el fin de consolidar tendencias y buscar puntos de mejora para ajustar de ser necesario.

Una solución de FP&A satisface todas las necesidades del área de finanzas de una organización, sea cual sea el tamaño de ésta. Combina mediante un potente software las virtudes de las hojas de cálculo de Excel que mencionamos más arriba, junto a las funcionalidades de un ERP, un CRM y los clásicos sistemas de business intelligence que todas nuestras empresas tienen, nucleándolos en un producto idóneo para el personal de finanzas.

Mediante una herramienta FP&A puedes optimizar el análisis de la información de la empresa, ver qué te ofrecen los datos desde una perspectiva superadora: puedes pedirle a la herramienta la segmentación de datos que requieras de una manera amigable y eficiente. 

Ahora, un FP&A no es un complemento más, sino que involucra los muchos aspectos requeridos por un CFO. En una solución de este tipo podrás obtener paquetes de informes centralizados, con datos confiables presentados de manera práctica. Además, puedes automatizar la generación de reportes y presentaciones, lo que significa un valiosísimo tiempo extra que el equipo puede destinar a tareas que requieran de inteligencia y sensibilidad humana, como el análisis de los datos y la toma de decisiones.

¿Qué es FP&A?

FP&A (Financial Planning & Analysis) es el proceso de previsión del rendimiento de una empresa como respaldo para la toma de decisiones estratégicas. Para ello, se realiza la recopilación, depuración, transformación y análisis de datos con el objetivo de obtener una imagen, un mapa, del estado actual de la organización, y de esta manera poder realizar previsiones acerca del futuro de esta. Mediante la realización de estos pronósticos, la empresa puede dar de una forma más consistente los próximos pasos.

Los equipos de finanzas son los responsables de ejecutar el FP&A, pero para ello necesitan de una herramienta potente y customizada que acompañe semejante tarea. La recopilación de los datos y el procesamiento de estos ya son en sí un enorme desafío, como lo es la presentación de una manera eficaz, donde la comunicación hacia los ejecutivos, directores y accionistas de una compañía sea lo más asertiva posible.

Históricamente, en nuestras pymes el proceso se llevaba a cabo mediante el rastrillaje manual de la información desparramada en innumerables hojas de Excel, el ERP de la empresa y softwares de gestión que abarcaban un área específica (por ejemplo, gestión de la logística, gestión del stock, etc.). Esto llevaba a la conflictuada situación de que el equipo de finanzas “invertía” mas tiempo en este tipo de labores que en que las que más valor aportan al negocio: la previsión y el análisis de la información.

¿Esto sucede también en tu organización? ¿Te sientes identificado con lo que estamos contando? Afortunadamente las soluciones de software FP&A han evolucionado, y vienen a echarnos una mano importantísima con esto. ¡Veamos qué ventajas nos ofrece!

Ventajas de FP&A sobre Excel en la gestión financiera

El empleo de tecnología FP&A agiliza todo el proceso de planificación financiera, desde el principio hasta el fin, empoderando al equipo financiero de la empresa. Una buena solución permite extraer datos de múltiples fuentes diversas y facilita la elaboración de pronósticos periódicos, logrando funcionar como centro de información, análisis y decisión sobre firme para la dirección y la gerencia de una organización.

En cuanto a las ventajas de una solución de FP&A por sobre Excel en la gestión financiera, podemos enumerar varios puntos:

• permitirá a tu equipo interactuar en modo multiusuario, descentralizando la necesidad de editar y trabajar los informes,
• podrás asignar una configuración de seguridad que respete los niveles de edición de los documentos por tipo de usuario y categoría,
• podrás aplicar flujos de aprobaciones de manera sencilla, sin complicaciones y sin la necesidad de ser una persona tech friend ni tener que recurrir a la Mesa de Ayuda del servicio o al equipo de sistemas interno,
• podrás automatizar tareas repetitivas que consumen tiempo valioso del personal, como la elaboración de informes, la compilación de datos, etc.,
• tú y tu equipo podrán crear dashboards e insights personalizados, e incluso conectar el ERP de la empresa para hacer el control de gestión impositiva y financiera de forma automática,
• por ser un servicio en la nube, tiene todas las ventajas de esta tecnología, en cuanto a disponibilidad, escalabilidad, performance, entre otros.

Una solución de FP&A se complementa con una solución BI, ya que cubre gran parte de lo que estas no ofrecen, el trabajo colaborativo en procesos de Budget y miradas hacia el futuro. Lo mismo en la comparación contra un ERP, el cual como sabemos se concentra en tan sólo un par de procesos de toda la operación financiera de la compañía, en tanto el Financial Planning & Análisis abarca todo los procesos financieros de una manera integral: budget, control, forecast y reporting.

Si quieres profundizar sobre las diferencias entre una solución FP&A y otros tipos de software, te recomendamos que leas nuestro post: El Fin de las Hojas de Cálculo en las Finanzas: el Software FP&A – Plika (getplika.com)

La FP&A te permite obtener información en tiempo real, dentro de una misma herramienta, de todos los aspectos del negocio. Además, puedes integrarlo con otras bases de datos y herramientas, logrando potenciar el ya de por sí eficiente software. La FP&A se hostea en la nube, por lo que es segura, escalable y garantiza disponibilidad de la herramienta.

Todo estas virtudes, bajo la forma de una plataforma potente, de veloz ejecución de las transacciones y con una interfaz amigable, que requiere de curvas de aprendizaje mínimas y rápidas por la sencillez de su uso (es decir, el usuario debe conocer los conceptos de su área, no requiere que sea alguien técnico).

Conclusiones

Queremos finalizar este artículo sobre el uso de Excel en la gestión financiera de empresas y las ventajas de una tecnología FP&A con una conclusión. Excel nos ha acompañado hasta aquí y ha sido una herramienta fantástica sin dudas. Pero aferrarnos al método y a la herramienta que nos sirvió en el pasado no es, lo sabemos, la más inteligente decisión. Debemos enfrentar el cambio y adaptarnos para sobrevivir, debemos evolucionar, y en gestión financiera de empresas la evolución es FP&A.

En Plika estamos seguros de que la pregunta no es si tú y tu equipo van a dejar atrás la batería de archivos Excels que vienen utilizando para migrarse a una solución FP&A, sino cuándo lo harán, si antes o después de la competencia.