6 tips para mejorar el control de gestión en tu empresa

¿Qué es control de gestión en una empresa? Pues, se denomina así a un conjunto de procesos administrativos que procuran mantener, medir y gestionar el alcance de los objetivos financieros definidos para la organización por parte del liderazgo.

¿Qué hace un control de gestión eficiente? Básicamente procura garantizar la salubridad del sistema financiero y de la operación en general de la compañía. Para llevarlo a cabo es muy importante que el equipo de finanzas pueda contar con una herramienta que le facilite el análisis de las variaciones entre el presupuesto formal y el real. El análisis de variación es el proceso por el cual:

• se contrasta el budget confeccionado a principios del período contra el resultado real,
• se analizan los motivos de esas eventuales divergencias y
• se sugieren mecanismos de ajuste de desvío, corrección y medidas preventivas a futuro si fuera posible.

En este nuevo post de nuestro blog vamos a analizar por qué es tan importante el análisis de variación dentro del control de gestión de una organización, ¡y vamos a darte algunos tips que hemos aprendido desde nuestra experiencia para que puedas implementarlo en tu empresa!

Tip #1: Utiliza las preguntas para llegar al fondo de los desvíos

Una buena práctica a la hora de realizar el control de gestión de una empresa y potenciar el análisis de variación es hacerlo mediante la autoformulación de preguntas. Este método está lejos de ser un invento financiero, ya que se basa en la mayéutica, una herramienta intelectual poderosa que acuño el filósofo griego Sócrates (470 a.C. – 399 d.C.). También se emparenta podemos decir con el método de los “5 Whys” o “Cinco por qué”, originados en la multinacional Toyota.

En este punto, en nuestras mesas de trabajo del equipo de finanzas podemos hacernos cuestionamientos como:

• ¿por qué creció el nivel de gastos de los equipos de back office frente al año pasado?
• ¿por qué Marketing utilizó menos dinero del presupuestado? ¿dejó alguna tarea sin realizar o fue eficiente en el uso de los recursos? Si es así, ¿cómo se puede trasladar esta idea exitosa a otras áreas?
• ¿Por qué tal línea de productos tuvo peores o mejores resultados que las otras?

De éstas y otras cuestiones pueden salir buenas ideas que nos ayuden a mejorar el control de gestión en principio, pero también es doble ganancia, ya que nos ayudan a mejorar el próximo proceso de armado de presupuesto.

Tip #2: Fomenta un espíritu colaborativo

El trabajo en control de gestión es cien por ciento colaborativo. Un excelente hábito que estimula el crecimiento cualitativo de la gestión financiera de las empresas es basarse en el concepto de que lo que un área aprende (por las buenas, cuando una idea sale bien, o por las malas, cuando hay malos resultados) es aprendizaje no sólo para ese departamento sino para toda la empresa.

Porque recuerda:

“Necio es el que no aprende de sus errores. Inteligente es el que aprende de sus errores. Sabio es el que aprende de los errores de los demás” Proverbio anónimo

Entonces, la estimulación de un espíritu colaborativo entre las áreas a la hora de evaluar dónde hubo desvíos del presupuesto y cómo se puede resolver (ya sea ahora, de aquí al fin del período, o para la próxima confección de un nuevo presupuesto) es fundamental. Como dijimos antes, existe la posibilidad de que un departamento haya descubierto o implementado buenas prácticas que dan resultado y mejoran la optimización de los recursos disponibles, y esto es un valioso expertise para las otras partes de la empresa.

Reformulamos: el control de gestión en las organizaciones puede funcionar sin contar con un marco de equipo colaborativo. Pero se está perdiendo eficiencia y crecimiento, y quién pierde con ello al final de cuentas es el negocio.

Tip #3: Trabaja con las tres P: personas, procesos, productos

La base de un análisis de variaciones en el contexto del control de gestión y planeamiento financiero de una empresa es el monitoreo y administración de los datos reales que surgen de la operación diaria y su comparación contra la medida predeterminada, que suele ser un presupuesto o un plan financiero.

Las funciones del control de gestión son claras y claves para el negocio, por lo cual habitualmente se realiza en períodos lo suficientemente cortos como para que no se produzcan grandes e irreparables desvíos, como puede ser una frecuencia mensual o trimestral.

Pero, sin embargo, para poder lograr esa periodicidad sin desgastar al personal (de finanzas y de las áreas operativas, que se ven muy involucradas también en este proceso) es indispensable contar con:

• personal idóneo y motivado,
• procesos eficientes y
• herramientas de software que faciliten y optimicen las tareas.

El software de control de gestión que se utiliza es elemental. Una buena herramienta permitirá:

• facilitar a las áreas el registro de los datos reales que hay en cada una,
• compartirlos de manera veloz, confiable y segura,
• automatizar tareas repetitivas en la recopilación y administración de datos por las áreas y en el cálculo de variables luego por el CFO y
• finalmente, aumentar la calidad de la comunicación a través de los reportes que genera el control de gestión, mediante una interfaz de usuario amigable para personal no financiero, a la vez que ayuda al equipo de finanzas a crear informes y presentaciones de manera sencilla y dinámica.

Tip #4: No te apresures a hacer un balance o juzgar un hallazgo hasta tener todo el escenario

Cuando estamos haciendo un control de gestión podemos tener dos escenarios de variación: uno favorable y uno negativo. Veamos la diferencia entre ellos:

• La variación favorable es cuando los valores reales obtenidos de la operación son mejores que lo preestimado.
• La variación negativa es, lógicamente, cuando los resultados fueron peores.

Sin embargo, tengamos cuidado con esto: una variación negativa no implica un impacto en las ganancias del negocio. Estas deben ser vistas en el contexto de otros KPIs relevantes antes de entender qué fue lo que pasó y si se deben tomar medidas correctivas o preventivas.

Por otra parte, el análisis de variación se debe hacer de período a período. Por ser una tarea de bajo nivel (nos referimos a la estructura del organigrama, no desde el punto de vista jerárquico), muchas veces se utiliza para ello la hoja de cálculo, que es ágil y no requiere gestión de permisos o funcionalidades demasiado específicas.

Sin embargo, en este proceso suele haber oportunidades de automatización en tareas de registro principalmente, que son en general repetitivas, las cuales pueden ser aprovechadas con la adopción de una solución FP&A o mediante el uso combinado de FP&A con Excel u otra herramienta similar.

Tip #5: Busca los datos en primer lugar, luego los datos y en última instancia, los datos

El analista financiero debe procurar recopilar la mayor cantidad de información posible acerca del estado actual real de las finanzas de la empresa. Luego, procesarlo con su equipo y su herramienta de software hasta modelar un set de informes y gráficas que logren comunicar al liderazgo de la organización este estado y, ofrecer un diagnóstico.

A la hora de hacer el diagnóstico, deberías:

• tener la posibilidad de estimar y exponer a la audiencia escenarios positivos, negativos y realistas (este es otro punto donde un software de FP&A es muy superior a las planillas de cálculo),
• establecer niveles de prioridad, recomendando claramente qué es un problema para las finanzas del negocio, qué no, a qué se debe prestar atención de inmediato y qué puede esperar (el código de colores del semáforo es una gran herramienta visual de comunicación asertiva),
• argumentar el diagnóstico con datos confiables. El analista debe basar su análisis y recomendación sólo en datos, ya que para intuición está el rol ejecutivo, que tomará finalmente las decisiones.

Tip #6: Cuestiona tus propios métodos sistemáticamente

El proceso que tenías ayer era mejorable. El proceso que tienes hoy es mejorable. ¡El proceso que tendrás mañana también será mejorable!

Si el análisis de variación del presupuesto ha dado mal este año, revísalo para ver qué puede haber pasado. Hay varias causas habituales en las empresas por las cuales el control de gestión puede fallar. Algunas de las más comunes son:

• haber construido un presupuesto con errores de estimación e inexactitudes,
• error de previsibilidad de variables al momento de la planificación financiera del período (esto es muy común, habiendo factores tan poco previsibles como la inflación por ejemplo, en el ámbito exógeno),
• movimientos en el mercado que nos afectan directa o indirectamente (cambios de comportamiento en los clientes, por ejemplo).

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Por otra parte, si el análisis de variación suele dar muy mal, y es moneda continua que hay que ajustar cosas sobre él, tal vez sea momento de repensar el proceso o, incluso, de considerar un cambio del software que lo soporta, ya que una gran parte del éxito de la tarea depende de utilizar una herramienta idónea.

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